Возможность
предоставлять товары и услуги на условиях отсрочки платежа всегда является
важным конкурентным преимуществом. Однако, дебиторская задолженность, как
впрочем и другие активы компании, нуждается в постоянном управлении для
эффективного использования.
К сожалению, в разгар экономического кризиса
многие предприятия столкнулись с острым дефицитом оборотных средств. Как
следствие, появились проблемы с взаиморасчётами, выросла просроченнаядебиторская
задолженностьи соответственно интерес к
методам её минимизации. В этой статье сформулирован ряд правил, позволяющих
повысить эффективность управления дебиторской задолженностью.
Прежде всего, управление дебиторской
задолженностью состоит из двух контуров -долговременного и
оперативного. Долговременное управление ДЗ
организуется в рамках общей процедурыуправления финансамии состоит из планирования дебиторской
задолженности и контроля соответствия фактического состояния плану.
На этапе планирования происходитраспределение
ресурсов предприятияпо
направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым
маркам. Предоставление отсрочек - это дополнительная услуга, которую оказывает
компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным,
целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка.
Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп, торговых марок
компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости.
Итак,правило
№1: при планировании дебиторской
задолженности компания должна учитывать своимаркетинговые
приоритеты.
Отсюдаправило № 2: информационное обеспечение планирования и
контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность
нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.
Оперативноеуправление дебиторской задолженностью состоит
из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту,
контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской
задолженностью.
Иногда бывает так, что тщательно прописанные
планы никак не влияют на реальную жизнь. Чтобы избежать такого казуса в области
управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать
правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки
новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе
планирования лимитам и критериям.
Если результат проверки положительный, нужно
убедиться в платёжеспособности и легитимности нового контрагента (правило
№4).
Возможность получить
регистрационные данные и налоговую отчётность предприятия существовала всегда,
сейчас же эта услуга как никогда доступна и оказывается структурой органа
государственной статистики. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с
тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо
игнорируют её, повышая риски предоставления отсрочек.
В ходе подготовки решения не забудьте и о
правиле
№ 5- заручитесь поддержкой
распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по
продажам общается лишь с частьюзакупочного
комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений
у вашего клиента. В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов,
которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными
приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты
будет сложно.
Итак, положительное решение об отсрочке
принято и пора перейти к
правилу № 6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов,
сопровождающих сделку. По этому вопросу я хочу адресовать читателей кстатье
нашего юридического партнёра, ранее опубликованной в
нашей рассылке.
К сожалению, до сих пор приходится
сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствуетсистема
контроля финансовой дисциплины.
То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого
контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения
задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет,
менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге. Но в целом политика
компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных
обстоятельств на рынке даст о себе знать.
Формирование такой политики начинается с
выполнения
правила № 7:
определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение
дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по
продажам! Взыскание долгов - это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на неё
продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять
его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в
«плохого и хорошего полицейского». Пусть независимый сотрудник финансовой
службы работает с просроченным долгомпо отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить
добрые отношения с клиентом в расчёте на следующие сделки.
1. Все действия вашей компании по реализации
процедуры взыскания задолженности должны незамедлительно сообщаться высшему
руководству компании-должника.
2. Для каждой категории клиентов должна быть
разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и
продолжительности просрочки.
3. По мере повышения уровня санкций к решению
о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц.
4. Обязательно фиксируйте все факты контактов,
переговоров.
В бизнес-процессе взыскания задолженности
должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки
при наличии просроченной дебиторки. Не рискну формулировать правило по этому
вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств. Отмечу лишь одно из
них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок
должнику аналогичной продукции конкурентами.
В российском бизнесе редко используют
правило
№ 9: стимулируйте своевременное
погашение дебиторской задолженности. То ли это связано с особенностями нашего
бухгалтерского учёта, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с
тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным
скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше
предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого
человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не
просто.
И, наконец,
правило № 10: проявляя настойчивость в истребовании
просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником.
Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой
подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь
нервные клетки.
"Faciant
meliora potentes..." "Пусть сделает лучше, кто
может..."